בכל סיום יש התחלה חדשה (ואיך לא לפספס אותה)

בארגונים רבים נהוג לבצע בסיום פרויקטים ישיבת סיכום פרויקט. לישיבות האלה יש פוטנציאל אדיר ככלי להשגת ייעול בתהליך של שיפור מתמשך (אליו התייחסתי בטיפ הקודם) ולביצוע הפרויקטים הבאים בצורה טובה יותר. למרבה הצער – הרבה פעמים הפוטנציאל הזה לא בא לידי מימוש כי הישיבות הופכות לזירת-התנגחות וחילופי-האשמות בין גופים שונים בארגון, או לחילופין – הן ישיבות "פרווה" שלא מועלים בהן נושאים מהותיים. כדי שישיבות סיכום הפרויקטים יהיו כלי בונה שמאפשר לארגון להתייעל ולהתמקד, כדאי לשים לב לכמה נקודות:

  • הישיבה איננה ארוע חד-פעמי שבה מתכנסים ושולפים מהזכרון הערות על מה עבד טוב ומה לא – אלא כדאי שתהיה חלק מתהליך מתמשך. כדאי להתמקד לא רק בישיבה עצמה אלא בכל תהליך הסקת המסקנות והשיפור – כלומר לכל אורך חיי הפרויקט כדאי שכל אחד מהמעורבים בו ירשום לעצמו הערות לגבי מה עובד טוב ומה פחות. דברים שניתנים לתיקון מיידי – לא רצוי לשמור לסוף הפרויקט ועדיף לטפל בהם מייד. בישיבת הסיכום מעלים את הנושאים שנאספו לאורך הפרויקט ומסיקים מהם מסקנות קונסטרוקטיביות לגבי פרויקטים עתידיים.
  • כדי להמנע ממחלוקת לגבי עובדות ומהתבססות על תחושות-בטן, כדאי לאסוף לקראת הישיבה נתונים אוביקטיביים. דרך מצוינת לייעל את הסקת המסקנות וגם לבדוק את השיפור לאורך זמן היא לפתח ולהציג בישיבה מדדים כמותיים ואוביקטיביים לאיכות העבודה (כמו מספר הבעיות שנתגלו, הזמן שלקח להגיע לאבני-דרך בפרויקט וכו'). שימוש במדדים יאפשר מעקב ארוך-טווח אחרי השיפור בביצועים ודיון ענייני על הדרך להשיג את השיפור.
  • נוכחות של מנהלים בכירים בישיבת הסיכום חשובה גם כדי להעביר את המסר של תהליך בעל חשיבות ארגונית רבה, גם כדי לוודא שהדיון מתמקד בנושאים מהותיים ברמה הארגונית, וגם כדי להוות גורם מפשר אם וכאשר האוירה בדיון מתחממת.
  • כדאי שכל גוף יפיץ לפני הדיון לכל המשתתפים את עיקרי מסקנותיו. כך יימנעו הפתעות שיגררו ויכוחים מיותרים, ובמקרה של מחלוקות – תהיה לגופים החלוקים אפשרות ללבן וליישב אותן בארבע עיניים עוד לפני הישיבה רבת-המשתתפים.
  • כדי שהמסקנות העולות מהדיון לא "יתבזבזו" – חשוב מאוד לסכם בכתב את ישיבת סיכום הפרויקט, ובעיקר לתעד בכתב הן את המסקנות מהישיבה, ומהם השינויים הנדרשים בהתנהלות הארגונית כדי לייעל אותה בפרויקטים עתידיים. הקפדה על תיעוד של action items מהישיבה, והפצתם מיד אחריה למי שאחראי למימושם, תוודא שהמסקנות מהפרויקט אכן יביאו לייעול עתידי.
  • והכי חשוב: כדי לשמור על אוירה בונה ולהמנע מסכסוכים אישיים – חשוב שמנהלי התהליך ישרו לכל אורכו אווירה של "אנחנו כאן כדי ללמוד ולא כדי למצוא אשמים". הן בתוכן הדברים הנאמרים והן בטון הדיבור – חשוב להקפיד על ענייניות, כבוד הדדי והתמקדות בעתיד ולא בעבר (שימוש בניסוח כמו "כדאי בעתיד שנפעל בצורה אחרת" יתרום הרבה יותר מ-"היו בעיות בגלל הצורה שפעלתם").

ניהול מוצלח של תהליך הסקת המסקנות מפרויקטים יכול לתרום מאוד להתייעלות מתמדת ומשמעותית של הארגון לאורך זמן. בגלל הגורמים הרבים שמעורבים בתהליך והרגישויות הכרוכות בו, כדאי לנהל אותו במיומנות, ולשקול במקרה הצורך העזרות בגורמים חיצוניים המנוסים בתהליכים דומים, כדי ללמוד איך לעשות זאת בהצלחה.

Powered by WordPress